Entwicklung eines Workflows für ein Geschäftsproblem.
Eine Bildungs-Website generiert aus seinen Anfragen zu wenige Kunden. Grund hierfür ist u.a., dass die Serviceberatung kapazitativ überfordert ist und sich bislang keine weiteren Gedanken um eine Automatisierung gemacht hat.
Erstelle einen Workflow, der dieses Problem lösen kann.
Weitere Infos dazu findest Du unten.
Markus Neuhofer:
1. Analyse der aktuellen Situation (To-Do 2)
- Ist-Zustand: Ein rein manueller Prozess, der Personal bindet und bei dem wertvolle Leads nach dem ersten Kontakt „erkalten“, da keine Nachfassaktionen (Follow-ups) stattfinden.
- Problem: Kapazitive Überlastung der Beratung und niedrige Conversion-Rate durch fehlendes Lead Nurturing.
- Potenzial: Die bereits abgefragten Daten (Anrede, Name, PLZ etc.) ermöglichen eine hochgradig personalisierte Ansprache.
2. Lösungsansatz zur Entlastung und Conversion-Steigerung (To-Do 3)
Um die Beratung zu entlasten, sollten wir Standardprozesse automatisieren. Um die Conversions zu erhöhen, nutzen wir Lead Nurturing, um den Interessenten durch die Phasen der Customer Journey (Consideration bis Purchase) zu begleiten
Wann? SOFORT
Startpunkt (Trigger)
Was löst den Workflow aus?
–> Interessent sendet das Kontaktformular auf der Website ab.
Wichtig: Integration eines Double-Opt-In-Verfahrens direkt nach dem Absenden, um rechtlich sicher zu gehen (DSGVO).
Daten: Anrede, Vor-/Nachname, Telefon, E-Mail, PLZ werden im CMS/CRM gespeichert
Wann? Sofort nach Bestätigung der E-Mail.
Aktion 1: Sofortige Reaktion & Erst-Scoring
Was passiert: Automatisierter Versand einer personalisierten Bestätigungsmail inklusive des angeforderten Kursangebots (PDF).Lead Scoring: Der Datensatz erhält den Status „Lead“ und den ersten Punkt (Score +1)
Wann? Nach 2 Tagen (sofern kein Kauf/Anmeldung)
Aktion 2: Lead Nurturing (Consideration-Phase)
Wann? Nach 2 Tagen (sofern kein Kauf/Anmeldung).
Bedingung: Status ist weiterhin „Lead“.Was passiert: Versand einer Nurturing-E-Mail mit weiterführenden Inhalten, die Vertrauen aufbauen. Zum Beispiel: Ein Link zu einem Video mit Erfolgsgeschichten ehemaliger Absolventen oder ein FAQ-Dokument (Phase: Engage/Consideration).
Ziel: Den Interessenten sanft Richtung Kaufentscheidung begleiten
Wann? nach ca. 5 Tagen
Aktion 3: Qualifizierung & Beratung (Sales-Ready Lead)
Bedingung: Der Interessent hat auf den Link in der letzten Mail geklickt (Score steigt auf +2 = Warm Lead/MQL).
Was passiert: Das System erstellt automatisch eine Aufgabe im CRM für die Studienberatung: „Telefonisches Nachfassen“. Da der Lead nun „warm“ ist, ist die Beratungschance viel höher und die Zeit des Personals wird effizienter genutzt
Wann? nach 10-14 Tagen (ohne Abschluss)
Aktion 4: Abschlussanreiz (Convince-Phase)
Bedingung: Kein Kauf erfolgt, aber hohes Site-Engagement (Tracking durch CMS).
Was passiert: Einsatz von Intelligent Couponing. Der Lead erhält einen zeitlich begrenzten Rabattcode oder eine Einladung zu einem exklusiven Beratungs-Webinar. Dies dient als letzter Impuls in der Convince-Phase
Wann? 14 Tagen
Workflow-Ende
Bedingung: Anmeldung zum Kurs erfolgt.
Soll-Ergebnis: Der Status ändert sich automatisch von Lead zu Kunde (Score +3).
Folge: Start eines neuen Workflows für die Loyalty-Phase (z.B. Willkommens-Paket, Zugang zum Online-Campus)
Warum dieser Workflow die Beratung entlastet:
- Standard-Angebote werden vollautomatisch verschickt, das Personal muss nicht mehr manuell tippen.
- Die Berater telefonieren nur noch mit Leads, die durch ihr Verhalten (Klicks) echtes Interesse gezeigt haben (Lead Scoring).
- Fragen werden vorab durch automatisierte FAQ-Mails oder Chatbots geklärt
Ausgangssituation
Auf der Website des Bildungsanbieters können sich Interessierte zu einem Kurs ein kostenloses Angebot über ein Kontaktformular anfordern lassen. Anschließend wird das Angebot manuell von der Studienberatung erstellt und innerhalb von 2 Stunden per E-Mail verschickt. Danach erhält der Interessierte keine weiteren Angebote, E-Mails oder Follow-Ups, d.h. der Bildungsanbieter wartet darauf, dass diese Personen nun konvertieren.
Im Kontaktformular werden Anrede, Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail und PLZ abgefragt.
Die Daten der Interessierten landen in einem modernen CMS-System.
Aufgabe und ToDos
1. Zur Bearbeitung der Seite, klicke links oben auf „Seite bearbeiten“.
2. Verschaffe Dir ausreichend Klarheit über die aktuelle Situation des Unternehmens.
3. Überlege detailliert, wie das Unternehmen die Beratung entlasten und die Conversions erhöhen könnte. Trage dies in das Abfolgemuster ein, wobei zu weitere Blöcke bzw. Abschnitte hinzufügen kannst. Solltest Du etwas falsch kopiert haben, oder möchtest Du letzte Eingaben rückgängig machen, klicke auf den Pfeil nach links im oberen linken Feld dieser Website.
Nutze bitte hierfür keine KI, sondern versuche, den Workflow selbst zu erstellen.
Optional ist es möglich, nach Veröffentlichung (bzw. „Speichern“) diese Website an den Dozierenden zu übermitteln, um ein Feedback einzuholen. Dazu reicht eine E-Mail an studienfragen@smarketing-akademie.de mit Angabe der vollständigen Live-URL.